Como anfitrião, quando solicitas o cartão de cidadão ou passaporte a um viajante, tornas-te legalmente um Responsável pelo Tratamento de Dados. Isto implica uma responsabilidade ética e, acima de tudo, legal. Na era da cibersegurança, gerir mal estes dados pode expor-te a sanções da Agência Espanhola de Proteção de Dados (AEPD).
Aqui mostramos como tratar os dados sensíveis dos seus hóspedes sem riscos para proteger os seus clientes e o seu negócio.
Peça a Menor Quantidade de Dados Possível para Cumprir com a Legalidade
A regra de ouro do RGPD é: não peças o que não precisares.
- Para a parte de entrada de viajantes, só deves recolher os dados que a lei exige (RD 933/2021).
- Evita fotocopiar ou fotografar o cartão de cidadão completo pois não é estritamente necessário para a faturação ou contrato, uma vez que o cartão de cidadão contém dados (como a assinatura ou a foto) que requerem proteção especial. Se o fizer, assegure-se de o destruir assim que o registo estiver concluído. Siga o nosso guia dos dados que deve recolher do cartão de cidadão ou automatize e escaneie apenas o essencial com a nossa app.
Digitalização vs. Papel: O que é mais seguro?
Embora o papel pareça “inofensivo”, é mais difícil de proteger contra roubos, incêndios ou extravios.
- Se usares papel: As folhas de serviço devem ser guardadas num arquivo resistente ao fogo com chave. Nunca as deixes à vista de outros hóspedes ou do pessoal de limpeza.
- Se usares digital: É a opção mais segura desde que uses plataformas com encriptação de dados. A informação viaja encriptada desde o telemóvel do hóspede até ao servidor, reduzindo o risco de interceção. Desde o Registo Parte Viajantes oferecemos-te a melhor encriptação para que os dados dos teus hóspedes estejam seguros.
O perigo dos grupos de WhatsApp e do Email
Muitos anfitriões cometem o erro de pedir fotos do BI por WhatsApp ou e-mail convencional. Isto é uma prática de alto risco:
- As fotos ficam guardadas na galeria do telemóvel.
- Se perderes o telemóvel ou te hackeram a conta, os dados dos teus clientes ficam expostos.
- Não há controlo sobre quem acede a essa informação.
Recomendação: Utilize o nosso formulário de registo seguro que processa os dados num ambiente fechado e não os armazena na memória física dos seus dispositivos pessoais.
Protocolo de Segurança para o Anfitrião
| Ação | Prática Correcta | Prática de Risco |
| Recolha | Digitalização direta ou formulário cifrado | Foto enviada por WhatsApp ou SMS |
| Armazenamento | Nuvem com autenticação de dois fatores (2FA) | Pasta aberta no computador ou secretária |
| Acesso | Apenas pessoas autorizadas (gestores) | Partilhar chaves com todo o pessoal |
| Eliminação | Destruição certificada ou apagamento seguro | Deitar as partes para o contentor do lixo comum |
Sobre o que devemos informar os hóspedes?
O hóspede tem o direito de saber o que fazes com a sua informação. É obrigatório dispor de uma Cláusula informativa de Proteção de Dados. Nela deves indicar:
- Quem é o responsável (tu ou a tua empresa).
- Para que usas os dados (cumprimento legal e gestão da reserva).
- Quanto tempo os guardará (3 anos para o registo de viajantes). Visite o nosso artigo sobre os Livros-Registo.
- Como podem exercer os seus direitos de acesso, retificação ou supressão.
O que fazer caso me roubem os dados?
Se sofrer um hackeo ou perder o livro-registo físico ou tiver dúvidas de que possam ter entrado na sua conta, o melhor é prevenir, a lei obriga-o a notificar qualquer violação de segurança que tenha detetado à AEPD num prazo máximo de 72 horas. Ter os seus dados centralizados numa plataforma profissional facilita enormemente a gestão destes incidentes.
conclusão
Tratar os dados de forma segura não é apenas uma obrigação, é um valor acrescentado. Um hóspede que vê que levas a sério a sua privacidade sentirá-se muito mais tranquilo e predisposto a voltar.
Queres automatizar a proteção dos teus dados? No registroparteviajeros.com utilizamos protocolos de encriptação avançada para que tu só tenhas que te preocupar em ser o melhor anfitrião.
