Se és proprietário de um alojamento local em Espanha, sabes que o Real Decreto 933/2021 mudou as regras do jogo. Isso leva-nos a ponderar como automatizar o registo de hóspedes para o meu alojamento local em Espanha. Já não basta recolher o DNI e apontá-lo num caderno. Com a exigência de comunicar até 21 dados por reserva (incluindo métodos de pagamento e relação de parentesco) em menos de 24 horas, a gestão manual é, simplesmente, uma armadilha de tempo e erros.
A boa notícia é que a tecnologia evoluiu para que não tenhas de ser um especialista em burocracia. Aqui explicamos-te como automatizar este processo de início ao fim.
A boa notícia é que a tecnologia evoluiu para que não tenhas de ser um especialista em burocracia. Aqui explicamos-te como automatizar este processo de início ao fim.
A automação não é apenas um luxo; é uma estratégia de sobrevivência por três razões principais:
- Zero Erros em SES.HOSPEDAGENS: O sistema do Ministério do Interior é rigoroso. Um erro num dígito pode invalidar o envio. O software de leitura automática elimina o fator humano.
- Poupar Tempo: Passar de 15 minutos por check-in para menos de 30 segundos.
- Experiência do Hóspede: Ninguém gosta de esperar à porta enquanto o anfitrião copia dados. O Check-in online permite que o viajante faça o trabalho a partir do seu telemóvel antes de chegar.
Automatizar Totalmente com Registo Parte Viajantes
1. O Check-in Online (O Autoatendimento)
Em vez de receber o hóspede com papel e caneta, envie-lhe um link automático após a reserva. O hóspede preenche os seus dados, carrega uma foto do seu documento e assina digitalmente a partir do seu próprio dispositivo.
Em primeiro lugar, para automatizar o check-in com Registro Parte Viajeros deverás criar a tua conta, uma vez criada a conta lembra-te que tens 7 dias grátis para experimentar a aplicação e que só cobramos 3€ por mês e propriedade, uma vez criada a conta começaremos por preencher os dados da tua propriedade, começando pelo nome do alojamento, o número de quartos ou lugares, se tem WiFi e a que horas são realizados o Check-In e o Check-Out:
Continuaremos a configurar o calendário adicionando os portais das OTA que utilizamos para anunciar e reservar os alojamentos, consulte os nossos guias para integrar as plataformas na nossa app, como as da Holidu ou VRBO e colaremos o URL do Calendário:
2. Conectividade com SES.HOSPEDAJES
Este é o passo crítico. O seu sistema de registo deve estar ligado por API à plataforma do Ministério do Interior. Uma vez que o hóspede assine a sua parte:
- O sistema gera o ficheiro comprimido.
- Envia-o automaticamente às autoridades.
- Recebe e armazena o código de resposta (o comprovativo de envio) para o teu arquivo legal.
Para realizar a conectividade visita o nosso guia, mas terás de preencher os dados relativos a SES.HOSPEDAJES:
- Devemos preencher o utilizador e a password de SES.HOSPEDAJES.
- O Código do Estabelecimento que estamos a registar.
- O nosso Código pessoal de Senhorio.
- Por último, definiremos uma palavra-passe de encriptação para a nossa parte dos viajantes.
Com Registro Parte Viajantes poderemos criar um aviso se o cliente não realizar o parte, estabelecendo quanto tempo antes será enviado automaticamente o link para que realize o registo e configurar uma mensagem de boas-vindas personalizada.
Uma vez configurado, poderemos colar a mensagem de boas-vindas na nossa OTA de confiança para que também seja enviada automaticamente no momento da reserva.
3. Criar uma reserva
Como exemplo, mostramos-lhe como registar um hóspede. Em primeiro lugar, a partir da aplicação móvel (disponível em IOS e Android), poderemos criar uma nova reserva ou iniciar o check-in.
Em segundo lugar, seleccionaremos a propriedade da qual queremos criar a ficha de registo:
Em terceiro lugar, estabeleceremos a data de entrada e a de saída:
Em quarto lugar, poderemos gerar uma Referência para o contrato, selecionaremos a sua data e escolheremos um meio de pagamento:
Por último, preencham-se os dados do hóspede: utilizamos ferramentas que permitam escanear o MRZ (a banda de caracteres no rodapé dos BI e passaportes). Esta tecnologia extrai nome, apelidos, número do documento e data de nascimento instantaneamente, inserindo-os diretamente no formulário de entrada. Caso não tenha código MRZ por ser um passaporte estrangeiro, esses dados serão preenchidos manualmente, posteriormente preencheremos os dados de contacto, o género, nacionalidade, o tipo de documento de identificação, o número do documento, o endereço do hóspede e deixaremos que o hóspede assine no quadrado.
E já teríamos realizado o registo da declaração de viajantes automaticamente com a nossa aplicação!
Com o nosso método de registo automático por um pequeno preço, pode simplificar o registo e esquecer as obrigações burocráticas, mantendo um perfil amigável de boas-vindas para os seus hóspedes.
