💥 A AEPD acaba de se pronunciar. No mundo do turismo e do alojamento, cumprir a lei nem sempre é tão simples quanto parece. Uma das questões que mais dúvidas gera entre proprietários, gestores e empresas do setor é esta:
Posso pedir uma cópia do documento de identificação aos meus hóspedes para cumprir com a regulamentação?
É uma pergunta muito frequente. Muitos estabelecimentos, por costume, por simplicidade ou por «precaução», continuam a recolher cópias do documento de identidade dos clientes… sem saber que esta prática é ilegal e que as multas não são brincadeira.
📢 Vamos explicar a NOTA DA AGÊNCIA ESPANHOLA DE PROTEÇÃO DE DADOS em relação à solicitação de cópias de documentos de identidade em alojamentos para cumprir o Real Decreto 933/2021. Pode consultá-la aqui: 👉 Nota AEPD – Registo de alojamentos
📜 O Real Decreto 933/2021: o que realmente diz
Em outubro de 2021, foi aprovado o Real Decreto 933/2021, que regulamenta a obrigação de registar os dados das pessoas que utilizam serviços de alojamento (e também de aluguer de veículos). O seu objetivo é claro: colaborar com as forças de segurança para prevenir crimes e garantir a tranquilidade dos cidadãos.
Este decreto exige que os alojamentos recolham e comuniquem determinados dados identificativos dos hóspedes antes do início da estadia, mas há algo muito importante que deve ter em conta:
O Real Decreto NÃO exige que seja solicitada ou guardada uma cópia do documento de identidade ou passaporte.
🚫Então, pedir uma cópia do documento de identidade? NÃO: é o que diz a AEPD (Autoridade Espanhola de Proteção de Dados).
A Agência Espanhola de Proteção de Dados (AEPD) foi muito clara a este respeito:
Não se deve solicitar uma cópia do documento de identidade.
Porquê?
Porque solicitar ou armazenar uma cópia do documento de identidade ou passaporte viola o princípio da minimização de dados do artigo 5.1.c) do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD). Este princípio estabelece que apenas podem ser tratados os dados estritamente necessários para a finalidade prevista.
E una copia del documento d’identità contiene molte più informazioni di quelle che ti servono:
- Fotografia
- Data di scadenza
- Nome dei genitori
- Codice CAN
- E molti altri dati
Inoltre, conservare questi documenti aumenta il rischio di furto d’identità, fuga di dati o uso improprio, il che può comportare sanzioni molto severe da parte dell’AEPD.
🤯 Ma non è tutto… ci sono anche delle multe
Sì, oltre ad essere una pratica non consentita, può rivelarsi costosa. Il GDPR prevede multe fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale, a seconda della gravità della violazione.
Per questo motivo ribadiamo: non richiedete né conservate copie dei documenti d’identità dei vostri ospiti. Non è legale, non è necessario e non è sicuro.
✅ Quali dati puoi e devi raccogliere?
Torniamo al Regio Decreto 933/2021. Nell’Allegato I (sezioni A.3, A.4, B.3 e B.4) sono riportate in dettaglio le informazioni obbligatorie che è necessario raccogliere:
- Nome e cognome
- Numero di documento d’identità (carta d’identità, passaporto o equivalente)
- Nazionalità
- Data di emissione e validità del documento
- Indirizzo
- Metodo di pagamento e dati del titolare (se applicabile)
- Telefono ed e-mail
- Eccetera.
👁️🗨️ E come faccio a verificare i dati senza una copia?
È qui che molti si spaventano. Ma non preoccuparti: verificare i dati non implica salvare il documento.
Secondo l’AEPD:
- Di persona, è sufficiente una verifica visiva del documento d’identità. In altre parole, si confrontano i dati forniti con il documento in possesso dell’ospite.
- Online, secondo la legge, puoi utilizzare metodi quali:
- Certificati digitali
- Verifica incrociata con i mezzi di pagamento
- Codici di autenticazione inviati tramite SMS o e-mail
- Altri fattori di autenticazione validi
In sintesi: esistono modi per verificare senza memorizzare. Rispetti la legge e proteggi la privacy dei tuoi ospiti.
🛡️ E como posso ter a certeza de que estou a fazer tudo corretamente?
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Na Registroparteviajeros.com, criámos uma solução integral que cumpre 100% com o Real Decreto 933/2021, o RGPD e a Lei Orgânica de Proteção de Dados e Garantia dos Direitos Digitais (LOPDGDD).
O que podemos fazer por si? Entre outras coisas, porque:
✔️ Recolhemos apenas os dados exigidos por lei.
✔️ Não solicitamos nem armazenamos cópias de documentos.
✔️Avisamos se o hóspede não preencher o formulário.
✔️ Comunicamos e enviamos os relatórios diretamente ao Ministério do Interior.
Em outras palavras: ajudamos você a cumprir suas obrigações sem complicar a sua vida.
E se houver alterações normativas, nós adaptamo-nos por si, porque a nossa plataforma evolui com a lei.
🧾 Que leis deve ter em conta?
Caso queira aprofundar o assunto, estas são as principais normas que regulam o tratamento de dados e a atividade de hospedagem na Espanha:
- Real Decreto 933/2021, de 26 de outubro
- Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) – Regulamento (UE) 2016/679
- Lei Orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, sobre Proteção de Dados Pessoais e garantia dos direitos digitais (LOPDGDD)
- Lei de Segurança Cidadã (Lei Orgânica 4/2015), que também regula parte das obrigações em matéria de identificação de hóspedes.
✨ Conclusão: proteja o seu negócio, proteja os seus hóspedes
No setor de hospedagem, a confiança é tudo. E essa confiança começa com a proteção dos dados dos seus clientes.
Não peça cópias do documento de identidade. Não precisa delas, não são legais e não ajudam a cumprir melhor a lei.
Faça bem, faça com facilidade e faça com segurança.
Na Registro Parte Viajeros, estamos aqui para ajudá-lo a cumprir a regulamentação, proteger as informações dos seus hóspedes e evitar problemas.
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Fontes consultadas:
- Decreto Real 933/2021
- RGPD – Regulamento (UE) 2016/679
- Nota informativa da AEPD – Junho de 2025
- LOPDGDD – Lei Orgânica 3/2018
